Er videomødet kommet for at blive?
tekst Frederik Overby Vinding
Coronakrisen har tvunget kommunerne til at holde den fysiske kontakt til et absolut minimum. Alle, der kan, arbejder hjemmefra. På kort tid er størstedelen af de fysiske møder midlertidigt erstattet af videomøder.
Men når coronaen er væk, og man igen kan omgås hinanden, går kommunerne så tilbage til at afholde størstedelen af møderne fysisk?
I Vordingborg Kommune har borgmester Mikael Smed (S) erfaret, at man sagtens kan tænke i at omlægge en del af de daglige fysiske møder, der er i kommunen til digitale møder.
– Vi er geografisk en stor kommune, og forvaltningen er spredt rundtomkring, og det har vist sig, at der er et klart potentiale i, at nogle af møderne enten helt forsvinder eller bliver digitale for fremtiden. Og nu er vi jo tvunget ud i det, så folk er ved at få det ind under huden, siger han.
Dog tror han ikke, at hverken byrådsmøderne eller udvalgsmøderne – der for tiden foregår digitalt – kommer til at forblive digitale i fremtiden. For ham er de digitale byrådsmøder, hvor borgerne ikke kan være med fysisk, en undtagelse på grund af situationen.
Distanceret fra borgerne
I Aarhus Kommune er Venstres gruppeformand Gert Bjerregaard af samme opfattelse. Han mener også, at det er vigtigt at afholde møderne fysisk.
– De fysiske byråds- og udvalgsmøder vil aldrig blive lagt i graven, for jeg tror, at det giver nogle udfordringer i forhold til det nærvær, der umiddelbart kan være mellem tilhørerne og politikkerne, og den mulighed, man har for efterfølgende at få en snak sine byrådspolitikere. Vi skal passe på, at vi ikke kommer til at distancere os fra borgerne. Det er dem, vi er sat i verden for at servicere, og derfor skal vi passe på, at vi ikke skaber nogle barrierer, når vi har virtuelle møder, siger Gert Bjerregaard.
Han mener, det samme gælder for udvalgsmøder, hvor han frygter, at hvis de bliver helt digitale, kan man risikere, at færre borgere søger foretræde, hvis ikke de kan præsentere deres sag fysisk.
Hvis man ser bort fra byråds- og udvalgsmøder, så er Gert Bjerregaard helt overbevist om, at man kan se på, hvor det digitale arbejde kan erstatte det fysiske med en stor gevinst. Venstre i Aarhus Byråd har foreslået, at kommunen mere systematisk undersøger i hvor stort et omfang, de digitale møder kan erstatte de fysiske på baggrund af de erfaringer, man har gjort sig i perioden med corona.
– Vi har ikke en fiks og færdig løsning på det her, og derfor har vi behov for, at de her analyseresultater danner grundlag for vores valg fremover. Den overordnede mission med det her er at sikre, at vi er mere effektive. Der, hvor jeg ønsker et særligt fokus, er i forhold til de mange interne møder, men også møder med andre kommuner og i KL, siger Gert Bjerregaard.
Transport og klima
Gert Bjerregaard mener, at de helt store gevinster ved digitale møder er, at man sparer både transporttid, men også belaster klimaet mindre.
– Vi har i Aarhus en borgmester og flere rådmænd, der jævnligt tager til København for at afholde møder. Det er både transporttid til og fra lufthavnen og klimabelastning, der kan spares, hvis nogle af de møder kan afholdes digitalt. Hvis borgmesteren (Jacob Bundsgaard (S), red.) har et møde på halvanden time, og man, inden dagen er omme, har brugt seks timer på transport, så kunne det måske med fordel gøres anderledes, siger Gert Bjerregaard.
I Vordingborg er borgmesteren enig i, at en del af møderne med KL kunne foregå digitalt for at spare tid og klima. Konkret ville det spare ham mere end 80 kilometer i bil hver vej. Men han mener absolut ikke, at alle fysiske møder kan erstatte digitale. Det handler i høj grad også om at lære hinanden at kende uden for møderne for at undgå misforståelser under møderne.
– Hvis man aldrig møder hinanden fysisk, mister man noget kendskab til hinanden og den enkeltes baggrund, selvom selve mødet måske fungerer lige så godt digitalt. På den måde kan man løbe ind i nogle større skærmydsler, hvor vi står og stejler over for hinanden, fordi vi ikke kender hinanden godt nok. Så at fjerne fysiske møder fuldstændigt kommer nok aldrig til at ske, siger Mikael Smed.
Han mener, at hvis man i fremtiden skal gøre større brug af digitale løsninger, skal man være skarp til at afbalancere, hvilke møder der giver mest mening at tage fysisk.
– For at tage et eksempel fra vores egen andedam, så har jeg et beredskabskommisionsmøde i morgen tidligt, hvor vi er fire kommuner om det samme beredskab. Vi plejer at mødes i den ene kommune, men i morgen er det digitalt, og hvis det kommer til at gå godt, tænker jeg, at man – afhængigt at dagsordenen – kunne gøre det digitalt hver anden gang, siger Mikael Smed.
Teknik og mimik
I Ringkjøbing-Skjern mener borgmester Hans Østergaard (V) også, at der er en masse digital læring i situationen. Men han er også overbevist om, at fysiske møder stadig kommer til at fylde en del. Han påpeger, at man i Ringkøbing-Skjern blandt andet har oplevet nogle af de tekniske problemer, som der kan være på digitale løsninger, når de kommer under stort pres.
Alle tre politikere er enige om, at især byrådsmøderne ikke i den nærmeste fremtid kan overgå til digitale løsninger. Udover at der er et hensyn til, at borgerne skal kunne være der fysisk, er de også af den opfattelse, at når man skal argumentere mod hinanden, så fungerer det fysiske møde bare bedre.
– Én ting er, at der er dagsordener, som er meget tunge bilagsmæssige, der bare fungerer bedst fysisk. Men når vi skal have vores politiske diskussioner, og man virkelig skal argumentere for sine synspunkter, så fungerer det bare bedre, når man sidder face-to-face, siger Hans Østergaard og uddyber:
– Der er den forskel, at man digitalt kun får det sagte ord med, og dermed mister mimikken og kropssproget. Det er en stor del af kommunikationen. Derfor håber jeg heller ikke, at jeg skal arbejde hjemmefra fra nu, til jeg forlader arbejdsmarkedet, siger Hans Østergaard. • frov@kl.dk