Kommunerne skaber nye effektiviseringer på administrationsområdet

En ny undersøgelse viser, at administration er det område, hvor der bliver skabt de største effektiviseringer i 2020. Det understøtter en effektiv og omstillingsparat administration, som er til gavn for velfærdsområderne.

Effektiviseringer har i mange år stået højt på den kommunale dagsorden. Det er af den grund ikke nyt for kommunerne at skulle effektivisere og omstille driften. Kommunalpolitikere og kommunale medarbejdere gør hver dag en kæmpe indsats for at prioritere, forbedre og udvikle den kommunale service og velfærd for at kunne følge med den stigende efterspørgsel, for eksempel på det specialiserede socialområde og det nære sundhedsvæsen. Denne udvikling har de seneste år medført, at kommunestyret har været forandringsmotor for nye tværgående velfærdsløsninger, som i høj grad er kommet borgere og virksomheder til gode.

Administration bidrager mest

Undersøgelsen viser, at kommunerne har et bredt fokus på effektiviseringer på tværs af velfærdsområderne og gør brug af mange forskellige greb. Administrationsområdet er dog det område, hvor kommunerne forventer at hente de største effektiviseringer i 2020. Effektivisering af administrationsopgaven er dermed fortsat højt prioriteret i kommunerne, hvor man naturligvis ønsker at kanalisere så mange ressourcer som muligt til de borgernære opgaver.

##ContentBoxStart##257951##ContentBoxEnd##

Den gennemførte undersøgelse viser, at kommunerne på administrationsområdet forventer effektiviseringer inden for indkøb, ejendomsdrift, økonomi, løn og personale samt digitalisering og it-drift i størrelsesorden 550 millioner kroner. Kommunernes fokus på administrative effektiviseringer afspejles også i udviklingen af den administrative lønsum og personaleforbrug i de senere år. Statistik fra KRL viser, at udgifterne til den centrale, ikke-borgernære administration i perioden 2013 til 2018 er reduceret med cirka 410 millioner kroner, mens udgifterne til den decentrale administration er faldet med cirka 300 millioner kroner. Et tilsvarende billede fås ved at se på udviklingen af personaleforbrug.

Når der arbejdes med administrative effektiviseringer, har økonomifunktionen en vigtig rolle. For økonomifunktionen handler det i stigende omfang om at kunne se nye tendenser og ændrede behov på den lange bane samt udarbejde analyser, der kan bidrage til at synliggøre de store strategiske linjer.  

De forskellige administrative områder, hvor kommunerne effektiviserer, går på tværs af den kommunale forvaltning og vedrører alle fagområder. De administrative områder er derfor vigtige for at understøtte en velfungerende drift på velfærdsområderne. Indkøb handler for eksempel ikke kun om vareindkøb, men også om tjenesteydelser (for eksempel køb af botilbud), som udgør langt størstedelen af kommunernes indkøb.

Stærk lokal indkøbsadfærd

Kommunerne henter årligt effektiviseringsgevinster på indkøbsområdet gennem mange forskellige greb. Det kan være nye udbud og genudbud, fælles aftaleindgåelse i regi af SKI eller indkøbsfællesskabet, øget aftaleanvendelse og e-handel. Derudover er der en stor opmærksomhed på arbejdet med at påvirke indkøbsadfærden lokalt. Her handler det om at skabe og forankre en indkøbsadfærd, der understøtter, at indkøb foretages på indkøbsaftaler og gennemføres med så få medarbejderressourcer som muligt. Det er for eksempel muligt via e-handel. En styrket indkøbsadfærd lokalt med fokus på e-handel betyder både færre arbejdsgange i forbindelse med selve indkøbet, men også et mindre tidsforbrug i den efterfølgende betaling af fakturaen. For den enkelte kommune giver det en række økonomiske gevinster, uden at det sker på bekostning af kerneydelserne.

I flere kommuner understøttes en professionel indkøbsadfærd ved at gennemføre uddannelsesaktiviteter, sende ledelsesinformation rundt, udpege lokale indkøbskoordinatorer, etablere lokale indkøbsnetværk mv.

Tid til andre opgaver

Hver gang der foretages et indkøb, skal der efterfølgende behandles en faktura. Inden for økonomiområdet er fakturabehandling en af de mest ressourcekrævende processer, når de samlede bogføringsopgaver bliver taget i betragtning. Det drejer sig blandt andet om udarbejdelse af betalingsplaner samt machine learning. 

Data fra KL’s undersøgelse viser, at automatisering af fakturaer er en dagsorden, som kommunerne har fokus på. Fra 2018 til 2019 har der været en stigning på 28 procent i automatisering af de samlede fakturaer. Kommunernes egne indberetninger af automatiserede fakturaer viser, at der imidlertid er stor forskel på hvor mange fakturaer, der bliver automatisk behandlet i kommunerne (jf. figur 1).  

Potentialet ved at automatisere fakturabehandling er relativt stort for den enkelte kommune. Data fra leverandører viser, at en kommune i gennemsnit kan spare cirka 800.000 kroner om året ved at benytte automatisk fakturabehandling, og potentialet kan vise sig at være større, hvis automatiseringsgraden øges. 

Kommuner, der har automatiseret fakturabehandling, får også frigivet tid til andre opgaver. Det kan for eksempel være til hjemtagning af moms, som nogen kommuner ellers er nødsaget til at købe gennem eksterne konsulentydelser. 

##ContentBoxStart##257950##ContentBoxEnd##

Grønne gevinster 

Kommunernes ejendomme skaber rammerne om den kommunale velfærd. Den demografiske udvikling i samfundet medfører ændringer i kapacitetsbehovet i forhold til forskellige typer af bygninger – for eksempel skoler, plejehjem mv. Arealoptimering er således på flere kommuners dagsorden. 

Arealoptimering handler om at udnytte, anvende og øge kvaliteten af kvadratmeterne. KL´s undersøgelse fra 2020 viser, at kommuner, der arbejder med arealoptimering, i gennemsnit reducerer deres ejendomsportefølje med 2.622 kvadratmeter i 2019/2020. 

Arealoptimering skaber dels økonomiske gevinster, hvor de sparede udgifter til bygningsdriften for eksempel kan overføres til fagforvaltningerne og herved benyttes til at styrke kerneopgaven. Udover de økonomiske gevinster kan arbejdet med arealoptimering føre til en række afledte effekter i forhold til kommunens samlede elforbrug og CO2-udledning fra drift af kommunens ejendomme. Der er således flere gode grunde til at fokusere på arealoptimering. 

Ovenstående eksempler belyser et lille udpluk af de mange effektiviseringstiltag i kommunerne i 2020. Derudover er der et stort fokus på optimering af opgaveløsning på velfærdsområderne og tværgående initiativer. Det er muligt at få mere inspiration i KL’s idebank, som har kortlagt kommunernes effektiviseringsinitiativer i budget 2020. •

Se mere på www.kl.dk/idebanken