Foto: Colourbox
60 kommuner stifter forening og etablerer et fælles sekretariat i Viborg
tekst Thomas Kokholm Nielsen, tkn@kl.dk
EU's persondataforordning fra 2018 har været lidt af en tidsslugende udfordring for kommunerne. Det er baggrunden for, at 60 kommuner onsdag holder stiftende generalforsamling for en forening, der skal drive et fælles databehandlersekretariat, der kommer til at ligge i Viborg.
Med de nye GDPR-regler fulgte også omfattende krav til de aftaler, som kommunerne laver med deres it-leverandører. Kommunerne skal sikre, at leverandøren behandler kommunens- og borgernes data korrekt. Hvordan det skal foregå, er beskrevet i de såkaldte databehandleraftaler. Og ikke nok med det, de skal revideres hvert år i omfattende revisionserklæringer, som kommunerne skal gennemgå og kommentere.
Alle bruger jo Microsoft
Kommunerne bruger rigtig mange mandetimer på databehandleraftalerne og revisionserklæringer. Og meget ofte er det de samme aftaler og erklæringer, kommunerne sidder og gennemgår, fordi kommunerne meget ofte bruger de samme systemer. Derfor giver det rigtig god mening, at kommunerne nu går sammen om opgaven, siger it-chef i Viborg Kommune Erik Sørensen.
– Meget af grundlaget for den her forening begyndte i 2018. Viborg blev udtaget som en af de kommuner, der fik besøg af Datatilsynet, som opfølgning på EU’s persondataforordning. Der blev vi virkelig hejlet igennem alle Datatilsynets krav til dokumentation. Det førte til, at vores borgmester og kommunaldirektør rejste sagen i KL med det budskab, at kommunerne er nødt til at hjælpes ad, dels for at samle kompetencer og dels fordi det er tåbeligt, at vi sidder 98 kommuner og gennemgår de samme revisionserklæringer og laver de samme kontroller. Det giver ikke mening, siger Erik Sørensen.
Som eksempel nævner Erik Sørensen, at stort set alle kommuner bruger en Microsoft Office pakke.
– Vi har lige været igennem revisionserklæringen på Microsoft og de afledte systemer. Det er tre revisionserklæringer på sammenlagt 560 sider, vel at mærke på komplekst engelsk. Det bruger man omkring to dage på at læse og gennemgå. Alle kommuner bruger formentlig Microsoft og sidder hvert år bruger tid på de her revisionserklæringer. Det giver god mening at samle kræfterne, siger Erik Sørensen.
Sekretariatet skal tage udgangspunkt i de systemer, som mindst 20 kommuner bruger.
– Der ligger 370 databehandleraftaler i den pulje. Det er oceaner af timer, der bliver sparet i kommunerne, ved at sekretariatet gør det, siger Erik Sørensen.
Viborgs it-chef er positivt overrasket over, at så mange kommuner er med fra start. Selv de store kommuner som København, Aarhus, Odense og Aalborg, hvor man kunne tænke, at der var kompetencer og ressourcer til opgaven, ser en fordel i at gå med.
Viborg Kommune lægger lokaler til sekretariatet, der ifølge Erik Sørensen er planlagt til at have fem ansatte: En sekretariatschef, en halv administrativ medarbejder og tre jurister/it-sikkerhedskyndige.
